Организация и хранение документов: удобно и красиво

Содержание

Хранения документов, связанных с бытовой жизнью

Храните отдельно документы каждого члена семьи, включая домашних животных, если таковые имеются.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Все документы складываем в файлы и вставляем в папку с кольцами. На папку можно приклеить бумажку, на которой будет написано имя человека, которому она принадлежит. Сначала должны идти файлы с небольшими документами: паспортами, трудовыми книжками и пенсионными свидетельствами. Далее идут документы, связанные со здоровьем. Это различные страховые полисы, медицинские карты и так далее. Потом документы о квартире.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Если говорить о месте для хранения папок, то самое лучшее – это шкаф или комод. Так же существуют специальные боксы я ящиками для хранения документов. Его можно установить на столе, за которым вы работаете. Вы сможете доставать документы во время работы по мере надобности, что очень удобно.

Статья по теме: Раздвижные межкомнатные двери — тренд или антитренд 2020?

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Самые лучшие посты

  • Схема зубчатого края спицами на носках с фото и видео
  • Декор пластиковых цветочных горшков своими руками
  • Подарки своими руками на День рождения подруги или мамы
  • Правила опломбирования электрического счетчика
  • Картина из атласных лент своими руками с фото и видео
  • Аквилегия из бисера: мастер-класс с пошаговой инструкцией
  • Браслеты из бусин своими руками: мастер-класс с фото и видео
  • Вязание женской шапки спицами: схема вязание и описание

Правила хранения документов дома

Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность.

Быстро устаревают:

  1. Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
  2. Ежегодно возобновляемые договора.

Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

  • На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
  • Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
  • Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
  • Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
  • Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
  • Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
  • Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
  • Фотографии. Их надо поместить в конверт.
  • Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
  • Редко используемые документы.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать

Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

  • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
  • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Какие документы можно хранить в электронном виде?

Хранению в течение установленных сроков подлежат подлинники документов (подлинником является первый или единичный экземпляр документа1). Если документ был изначально составлен и подписан в бумажной форме, то в ней он и должен храниться. Оцифрованный документ (электронный образ – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе2) даже после проставления на нем электронной подписи равнозначным оригиналу не считается. Поэтому создание электронного архива оцифрованных документов в первую очередь необходимо для быстрого поиска документов и доступа к ним. Оригиналы бумажных документов уничтожать нельзя, так как контролирующие органы вправе потребовать их предоставления в течение установленных сроков хранения.

Популярные статьи  5 вариантов декора из шишек: осеннее преображение квартиры

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

  1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
  2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
  3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли – продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
  4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
  5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
  6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
  7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

  1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
  2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
  3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
  4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

  1. бумаги, подтверждающие право собственности;
  2. личные печати;
  3. большие суммы наличных средств.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам –
если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из
банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа
(счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент,
то распечатывать выписки каждый день не обязательно — можно сделать это один
раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в
отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных
банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия
договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок
может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая
услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение
системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас
будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения
выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их
также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров
паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах
– заведите отдельные папки.

Другие способы организации документов и идеи

Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:

  1. деревянный либо пластиковый ящик;
  2. стойки для бумаг;
  3. сортер;
  4. вертикальные лотки;
  5. папку портфель;
  6. кейс, запирающийся на замок;
  7. канцелярские конверты;
  8. папки на молнии или с кнопкой.

Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:

  1. Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
  2. Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
  3. Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
  4. Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
  5. Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.

Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.

Обзаведитесь сейфом

Хранение «вечных» документов требует соблюдения определенных правил безопасности. Специализированные шкафы в домашних условиях занимают много места. Рассмотрите возможность покупки огнестойкого сейфа или аренды банковской ячейки.

COVID резко поднял спрос на неквалифицированный труд, рынок продолжит меняться

От 5000 до миллиона: 5 случаев невиданной щедрости среди поклонников стримеров

Медиагигант Google открыл свой первый магазин. Как он выглядит: фото

Отсканируйте их и сохраните резервные копии в «облачных хранилищах». Так вы сможете получить доступ удаленно и в любой экстренной ситуации. Не забывайте о мерах безопасности: используйте надежные пароли, которые не смогут подобрать другие люди.

Рекомендации

Для перевода архивов организации в электронный вид потребуются:

2. Технические и аппаратные средства для длительного хранения электронных документов, позволяющие создавать отказоустойчивую, катастрофоустойчивую среду. Либо перевод архива документов в «облако», что обеспечит сохранность документов.

3. Программные средства для хранения документов и обеспечения доступа к ним, поддержания их юридической значимости, экспорта и импорта документов из различных источников (ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы документов), позволяющие создать электронный архив.

4

Важно позаботиться и об удобстве пользования архивом. Необходимо создать интерфейс, который будет понятен всем пользователям системы

В некоторых проектах по разработке электронного архива на базе КСЭД 3.0 интерфейс системы создается совместно с заказчиком после формирования карты пути пользователя (Customer Journey Map). Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы пользователями. А значит, длительного обучения сотрудников для работы в новой системе не потребуется.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

  1. перебрать;
  2. выкинуть неактуальное;
  3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

  1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
  2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
  3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
  4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

  • Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
  • Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
  • Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
  • Нотариально заверенные бумаги.
  • Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.
Популярные статьи  Как вы сделали свой дом небезопасным: ошибки выбора мебели

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

  • документы на жилье,
  • налоговые,
  • медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

  • Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
  • Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
  • Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Налоговые декларации и бумаги

Для того чтобы было просто отслеживать сроки хранения определенных документов, в том числе деклараций, в интернете можно найти таблицу с необходимыми данными. Она поможет каждому бухгалтеру не запутаться и не пропустить сроки. В противном случае может наступить налоговая ответственность с наложением штрафов крупных размеров. Кроме того, НК РФ регламентирует, что налоговые декларации допускается сдавать в электронном формате.

Как подшивать документы, смотрите на видео:

Порядок хранения документов в организации отличается своими особенностями и сроками, поэтому каждому уполномоченному сотруднику или учредителю предприятия следует знать все нюансы и принципы построения работы. В статье каждый смог увидеть не только нормативное регулирование вопроса, но и особенности хранения, сроки в отдельных случаях, порядок действий при ликвидации организации и многое другое. Не стоит забывать, что законодатель сформировал общие принципы, однако сами организации на локальном уровне устанавливают свои требования.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

  1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
  2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
  3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
  4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
  5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
  6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
  7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

  1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
  2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
  3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
  4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

  1. бумаги, подтверждающие право собственности;
  2. личные печати;
  3. большие суммы наличных средств.

Где хранить архив

Даже если вы очень аккуратно ведете документооборот, архивируете, своевременно уничтожаете лишние бумаги, их объем накапливается. В офисе это неудобно, а при переезде есть риск потерять половину. Хранение документов на складе – практичное решение для организаций любого масштаба:

  • аренда складского помещения обойдется дешевле, чем расширение пространства офиса на ту же площадь;
  • поддерживается стабильный микроклимат, бумаги не отсыревают, не разрушаются;
  • боксы оборудованы системой пожаротушения, находятся под постоянным видеонаблюдением;
  • доступ к архиву только у арендатора.

оказывает услуги по хранению документов в специализированных складских терминалах, удобно расположенных рядом с транспортными развязками Москвы. Это отапливаемые охраняемые помещения, в которых поддерживаются оптимальные условия для сохранности бумаг. Мы предлагаем:

  • выбор площадей от 1 м2;
  • удобный подъезд к каждому терминалу;
  • круглосуточный доступ к арендованным помещениям;
  • помощь в перевозке и складировании архива;
  • предоставление стеллажей в аренду за дополнительную плату;
  • дистанционное продление договора без посещения офиса, онлайн оплату.

Стоимость услуг можно предварительно рассчитать на сайте или отправить заявку нашим менеджерам. При оформлении брони, договор будет готов к Вашему приезду. У нас можно купить короба, шпагат, самоклеящуюся бумагу, скотч и другие необходимые средства для упаковки и правильного хранения документов.

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.
Популярные статьи  Циркуляционные насосы: назначение, применение, основные характеристики

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Сдача документов на длительное сбережение

Ни одно государственное учреждение или частное предприятие, ведущее серьезную деятельность, не обходится без архивирования документов. Распорядительная, налоговая, кадровая, учетная и другая документация имеет разный срок хранения, который регулируется перечнем № 578. Это обязательная процедура, которая часто предусматривает достаточно длительный срок сбережения (до 75 лет). В таком случае все бумаги сортируются, складываются в коробки и сдаются в предусмотренное для данных целей помещение. Для ящиков в этом случае есть особые требования: они должны быть изготовлены из прочного картона (идеально, если они соответствуют требованию ГОСТ, тогда они также имеют аналогичный указанному гарантийный срок). В таком случае лучше использовать архивные коробки для хранения документов и картонные короба. Последние являются вместилищем нескольких емкостей для бумаг. У них есть завязки, так как предусматривается их длительное хранение.

Для удобства можно также подобрать ящики как для вертикального, так и для горизонтального хранения материалов. Нужно также учесть, что есть частные предприятия, готовые изготовить вместилища для бумаг по данным заказчиком размерам.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Пример из судебной практики

Из материалов на сайте налоговой службы: в ходе выездной проверки организация не представила контролерам требуемые документы. Определить действительный размер доходов и расходов налоговики не смогли и воспользовались расчетным методом. Основой для расчета стала деятельность аналогичных организаций: размер выручки, численность сотрудников и другие существенные показатели, которые используют для определения налогооблагаемой базы.

Ко дню судебного заседания организация успела восстановить часть утерянной документации, но суд доказательную базу не принял. Основание: суд не вправе подменять инспекцию в осуществлении контрольных функций. Так как ответчик не смог обоснованно объяснить, почему документы не могли быть предъявлены в ходе проверки, суд оставил решение инспекции в силе.

Сортировка документов

Бумаги можно разделить по следующим критериям:

  • На квартиру. Там будут храниться квитанции на воду, газ, электроэнергию.
  • Связь. В этом разделе будут находиться договора и квитанции по телефону, телевидению и интернету.
  • Кредиты. Сюда относят договора и чеки.
  • Социальные службы. Если используются услуги этих организаций, то документы от них следует положить отдельно.
  • Копии. Желательно сделать копии документов в количестве 5 шт. еще лучше отсканировать их.
  • Личные документы. Сюда входят паспорта, свидетельства.
  • Медицина. Необходимо отдельно сложить бумаги, относящиеся к здоровью.
  • Фотографии. Их надо поместить в конверт.
  • Инструкции и гарантии. При необходимости всегда можно будет найти нужную бумагу;
  • Редко используемые документы.

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Документы с малым форматом обычно имеют твердую обложку. Если они часто используются, например, паспорта, удостоверения, то следует хранить их в маленькой папке с разделителями.

Системы хранения

Когда дело касается вопроса хранения и порядка в доме, идеи не блещут разнообразием. Обычно хозяева выделяют выдвижной ящик или полку, где бумаги лежат безликой массой, и необходимо достать почти все, чтобы найти нужную.

Просто и удобноИсточник kitchendecorium.ru

Встречаются и экзотические варианты в виде катонной коробки из-под обуви или старого чемоданчика-дипломата

Многие хозяева, осознав важность порядка в документации, переходят к прогрессивным способам, в числе которых:

  • Папки с файлами. Лидирующий по простоте, удобству и порядку вариант, когда в каждой папке хранятся бумаги, отсортированные по категориям. Для удобства использования можно приобрести папки разного цвета и размера.
  • Если бумаг много, покупают вместительные папки на металлических кольцах с твердой обложкой или большие папки-портфели с отделениями. Папки можно спрятать в бюро, поставить на полке или на рабочем столе в специальном боксе.

Папки-регистраторыИсточник newstes.ru

  • Особо ценную бумажную документацию скрывают не только от чужих глаз, но и от маленьких и не в меру любопытных отпрысков. В этом случае поможет надежный шкаф или сейф; возможна аренда банковской ячейки.
  • Настольная корзина для бумаг. Практичное, удобное и многовариантное решение с разнообразным дизайном. Если бумаги должны находиться на рабочем столе, подойдет прозрачная или перфорированная модель.

Для ценностей и документовИсточник static-xiaoguotu.17house.com

  • Доска-оганайзер. Также неплохая идея для хранения текущей документации, подходящая тем, кто работает за столом; стикеры и чеки всегда будут под рукой. В продаже имеются самые разные модели, от пробковых до магнитных, со всевозможным дизайном.
  • Картонные и пластиковые коробки. Нужны, если документов действительно много. Выбирайте такие модели, где папки можно хранить вертикально; папки, сложенные стопкой — не самый практичный способ.

Доска-оганайзерИсточник i.pinimg.com

О том, как организовать хранение документов в следующем видео:

https://youtube.com/watch?v=E6w1R6fCtb4

Заключение

Год от года документов скапливается все больше, и нужны они оказываются чаще всего неожиданно и срочно. По этой причине рациональным решением станет их сортировка и систематизация. Существует немало способов удобного хранения бумажной документации, каждый из которых поможет навести порядок и забыть о бумажных залежах и лихорадочных поисках нужного листочка.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Организация и хранение документов: удобно и красиво

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

  • Сортер.
  • Канцелярские конверты.
  • Вертикальные лотки.
  • Стойки.
  • Портфели.
  • Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Оцените статью
Добавить комментарии

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: